管理丨手把手教你建立培训机构标准化管理体系

发布时间:2019-01-14浏览量:228

由于市场进入门槛较低, 加上我国教培行业起步较晚,与其他行业比拟,许多方面还不敷成熟,好比学校的尺度化系统建设,可以说许多中小机构在这方面尚处于起步阶段。

甚至,有些机构在还没有建设完好的尺度化可复制系统时,就更先麻痹扩张新校,最终导致财政羁系不到位、资金链断裂,以致于泛起守法乱纪、贪污受贿景象。

已经在一家教育机构,履历了两个月内去职员工多达三十人的团体被挖去职事务。

面临这种突如其来的危急,若是企业没有尺度化办理和完善的师训系统,那么它的运营办理就会失控,形成的结果不胜设想。

接上去我将从以下三个方面谈谈中小型教育机构的尺度化系统建设。

? 什么是尺度化办理系统

尺度化办理系统涉及校区办理的方方面面,包罗西席职业本质尺度、岗位职责尺度、岗位考评尺度、教学、教研、教务、财政、营销办理以及行政后勤、人力资源办理等方面。是校区办理运转的制度系统,为企业步入良性的生长轨道奠基了坚实的基础。

刚进入教培行业时,发现原来上市企业内部办理流程也存在不完善景象。没有完好的培训系统,考勤流程也不严谨,缺乏无效的办理监视。 于是其时我公布的个政策就是《员工考勤办理增补划定》和《员工入职、转正、去职办理增补划定》。

这两项划定都是从全员考勤抓起,并将每月考勤打卡数据与西席排课单举行核对,以此排查每月低产强人员,无效预防了空岗拿薪景象。

? 尺度化办理系统详细内容

详细来说,尺度化办理系统包罗各部门规章制度、各部门事情流程、各岗位操作手册,以及制度流程配套使用的相关表单和协议。

制度普通指要求员工配合恪守的服务规程或举动原则,差别的部门、岗位都有其详细的做事原则,目的是使各项事情按企图、按要求到达预期企图目的。制度编写框架普通包罗:总则、目的、责权、注释、附则、相关文件、相关表单。

例如月度运营剖析会制度,划定各部门主管以PPT方式,对上月部门事情业绩结果举行报告请示,内容包罗:

1. 业绩数据(新签、续费、退费、课收同比、环比、预算比、累计比、占收比、结构比、人均产能等);

2. 部门重点办理事情开展情形;

3. 事情中存在成绩与难题及探讨处理要领;

4. 区域市场竞争剖析;

5. 本月使命目标剖析;

6. 本月重点办理事情;

7. 需各部门支持事项;

8. 对公司的意见与建议;

9. 事情中突出成效与不足案例。

流程是事物举行中的序次或挨次的安插和摆设,流程多用流程图来展示,流程图是展现和掌握关闭零碎运动情况的无效方式。

作为诊断工具,它能够辅助决议制订,让办理者清晰地晓得,成绩可能出在什么地方,从而确定出可供选择的举动方案。

例如学习办理师的事情流程中的接单流程就包罗:课前碰头会――次回访――协调排课――协助制定领导企图――课前通知――课前接待――课后回访――通例家长会――关注结果转变――作业检查――学员档案办理。

操作手册是企业为了便利办理,将一些操作记载上去,定一个尺度的流程,新进员工可以根据这样的规程去操作,以制止发生错误给公司带来不须要的损失。

操作手册包罗尺度的作业行动和尺度的作业时间,例如:人事事情手册、教学事情手册等。

表格既是一种可视化交流模式,又是一种组织整理数据的手段。表格是指按所需的内容项目画成格子,别离填写文字或数字的书面质料,便于统计检察。例如:应聘挂号表、学员统计表等。

条约又称为左券、协议,是同等的当事人之间设立、变动、终止民事权力义务关系的协议,依法订立的条约受执法庇护。例如:《劳动条约》、《实习协议》等。为了稳住应届求职者,我还专门拟订了一份《应届生求职意向书》。

? 教培机构怎样建设尺度化系统

? 基础建设

在推行机构尺度化系统建设历程中,我将教育机构尺度化系统分为人力行政零碎、财政资金零碎、教学教务零碎、运营办理零碎,每个版块根据营业性子举行编号。

为易于识别,我又将公司各种文件以代码标示,A代表规章制度类,B代表表单类,C代表流程类,D代表条约(协议)类,E代表通告(知)类,F代表内部作业文件类。

为一致对外识别抽象,在制度建设环节,我会要求各部门所有的制度、表格、协议、手册,要以一致的花样出现。例如:表格行头、文件行头、排版花样、字体尺度、字号尺度等。

制度的公布包罗拟稿人(发文部门制度编写人)、审核人(发文部门担任人)、审批人(校长或总校长)。

在制度正式公布前,发文部门要先组织与制度有关的部门关键职员对制度的各项条款举行解读,并咨询相关部门意见,进一步确认制度的严谨性、可行性,并签字确认后,再正式下发执行。

? 培训宣导

为制止员工对制度的条款发生明白性误差,制度下发后,发文部门必需组织全体员工对制度中的各项条款举行培训,现场解答员工对制度的疑问,并签字确认。

尤其是薪酬制度的宣导,为了制止惹起员工团体躁动,可以事前小规模内先与主干员工告竣共识,并将测算尺度与员工解说清晰。 例如2017年西席团体去职事务之后,总校长便协助就薪酬制度的调整在西席集会上举行宣导。

将新旧制度举行对比,用新制度数据套入近两月西席课时量举行测算,以数据剖析告诉员工新制度只是拉开了优异与通俗西席之间的差距,而且调整后整年校西席成本总收入呈上升比,让员工消弭疑虑与不满情绪,从而构成共识。

? 实行监控

任何一项制度的执行,必需要有监视系统,才气保障制度的落地。

例如员工行为原则中员工上班必需佩带工牌,可以由前台行政职员天天举行监视。

再如西席能否根据教学的尺度流程举行教学,可以由教务按期举行抽查,对没有根据制度要求执行的职员,要联合考评与奖罚。

? 修正完善

制度运转一段时间后,办理职员要对制度运转历程中存在的成绩举行自检和反思,总结制度在执行历程中的不足。

历程中遇到的紧迫成绩,应实时发文增补划定。年尾再按照明年企业组织架构及运营目的计划,一致对现行制度举行增补完善。 例如在《员工考勤办理增补划定》执行历程中,我发现教育机构职员的流动性很大,西席岗酿成严进宽出,尤其是遇到2-5月课辅岑岭期,校区经常会由于西席去职,被迫给先生替换先生 。 对此,次年头我对制度作了进一步完善。增补划定:非特殊缘由,西席去职的时间为每年的7月1日;员工一连请假时间最长不凌驾七天等。

? 归档办理

归档指将处置惩罚终了且具有保留价值的事情或文件经零碎整理后保留存案的历程。

各部门一样平常与客户、员工有关的记载,要实验按期存档。云云以便于我们长时间保留有组织的数据集,确保其未来能够被精致地检索。

好比年头各部门应对上年度所有作业文件举行分类、编号、立卷,并一致归档;在接单的时间,为重生建设电子档案以及纸质档案等。

教育机构尺度化办理历程中,建一套办理制度很是容易,但建一套适合机构生长的办理制度并非易事。

一项制度的订立,会涉及到多个流程和节点,怎样管控,显的尤为主要。制度落地执行历程中的管控包罗自检、他检、上级检。

从数据报表、信息零碎、事情流程、操作行为等方面举行按期、不按期的监视、检查。

中小型企业之以是生长速率缓慢,很大一部份缘由在于,没有建设一套完好可落地的尺度化办理系统,没有把企业前期的履历累积固化上去,并构成制度、流程和表单,形成企业仍停留在人治,而不法治。

企业在运营办理历程中没有沉淀就无法传承,中小型教育机构唯有通过尺度化系统和师训系统建设,打造机构特色的产物和办事体验,才气构成本身特有的品牌壁垒。

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