音乐艺术培训机构信息化管理系统与场景应用

发布时间:2019-01-03浏览量:111

前文分享了信息化建设对现阶段音乐艺术培训机构的价值,那在这里我们分享一下落地的方案。(文章整理于网络信息)

信息化管理系统

信息化定义:信息化是指培育、发展以智能化工具为代表的新的生产力并使之造福于社会的历史过程。智能工具一般必须具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生和信息利用的功能。

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管理信息系统定义:是由人和计算机等组成的,能进行管理信息系统收集、加工、保存、维护和使用的系统。它能实现国民经济和企业的各种运行情况,利用历史数据预测未来,从全局出发辅助管理决策,利用信息控制企业行为、帮助实现其规划目标。

通俗理解:能帮助人实现规划、预测、决策目标的数据库。要是做过这样的项目你就知道了,平常的数据、信息要保持录,录入后的数据会根据原先设计而具备好多属性,你需要分析的时候就能容易的得到按不同标准(属性)统计的结果,比较一下,发现趋势,决定下一步怎么办。内部控制的进一步发展,方向必然是信息化。

先通过内部控制的流程看看它的主要内容:(1)风险评估--组织必须理解并处理其所面临的风险,它们必须确定结合关键行为的目标以使整个组织正确地运营。它们必须建立鉴别、分析与管理相关风险的机制;(2)控制活动--必须建立并运行控制政策与程序以确保达到组织目标的活动在有效的运行;(3)信息与沟通--围绕着这些行为活动的正是信息与沟通系统。这些使得组织成员取得与交换生产管理与控制其运营的必要信息;(4)监督--整个过程都必须在必要的监督与调控之下。因此,系统能动态的对改变的环境产生反应。通过这个流程,你可以发现,整个内部控制的核心是信息沟通:一是外部沟通,二是内部沟通。外部沟通是说你要收集信息,确认风险与目标;内部沟通则是说为保证执行力,内部的完成情况、运行数据要动态、及时的通报(下级向上通报、上级向下通报、同级交流通报)。而这些信息沟通过程的效率决定了内部控制占用资源的多少。内部控制发展,意味着它的地位变重要,利用率提升,如果这样重要的一个东西占资源很多的话,组织的负担就很重,想像一下一个组织大部分触角在收集信息,大部分人员在沟通梳理信息,大部分时间在务虚,很可怕。

可以说我们音乐艺术机构基本是贴合着的,如果没有充分的信息化。我们根本没有办法量化指标,规划发展;员工就会不断地抱怨薪酬低,工作任务量大;关键是我们的店员还要是形象,素质都是在线的;整体就会形成一个恶性的循环。当前音乐艺术培训行业的信息化程度还比较低,机构负责人普遍对信息化建设的重视程度不够,这将直接导致机构发展受限,想要做大做强,离不开信息化。

下面是信息化管理系统在机构运营实际场景中解决方案

通过信息化管理系统的运用

校长

1.校长可以为每位机构的管理人员创立子账号,划分好权限与义务,各司其职,高效的监管管理团队的工作执行情况。

校长可以通过每个老师的课时量,量化任课老师的生产力;随时查看试听课人数,排课量,琴房的空置情况,招生人数金额,续费人数,销售情况等等;随时给员工分配任务,还可以随时查看任务的完成进度。

2.校长可以根据信息化管理系统自动生成的各种财务数据统计报表,经营状况一目了然。收费情况,员工支出情况,课时统计,考勤统计,招生统计等等,所有的一切都能够实时查看到。

教务老师

问题与解决方案

1. 琴行经常会有很多学员要调课、请假等,特别是节假日工作量非常大,这给教务老师的工作带来了很多的困扰麻烦,如何减轻教务老师的排课调课压力,做到高效,准确?

2. 琴行一般采取上课扣费制,如何实时记录学生上课课时,做到不误记,不漏记,准确无误?

3. 琴行一般允许学生欠费,如何能够做到轻松催学生和家长继续缴费?

4. 集体课、个别课、补课各种课班别复杂,如何避免教室、老师的资源冲突?

5. 上课学生多,老师课程多,上课时间经常调动,如何能够及时、准确提醒老师、学生做好上课准备?

1. 教务老师一键可视化排课,如果需要调课,老师和学生可以直接在软件移动端内部沟通解决,不需要教务老师两边沟通协商,教务老师只需要监管调课结果,分配琴房就可以。减少了教务老师的排课工作量,工作效率提高至少90%。

2. 一键考勤,能够实时的记录学生的课时,同时学生移动端和教务老师端都能够实时的显示学生的剩余课时数和剩余学费,永不出错。

3. 学生移动端和机构移动端能够实时显示学费余额,可供随时查询,如果发生余额不足或者欠款,教务老师端还会自动出现代办事项提醒,还有一键催续费功能。学生家长也能够直接在线支付交款。

4. 排课时系统会自动检索存在上课时间冲突的老师、教室和学生,避免手工排课容易出现的错误。

5. 学生和老师能够随时在手机移动端上面查看到自己的课表,上课教室、时间等信息。

家校互动

问题与解决方案

1.学生家长如何能够知道老师对学生的评价,掌握学生的学习动态?

2. 学生在琴行上完课后回到家完成作业,怎么提交;老师又如何监督学生是否按要求完成?

3. 学生的提升需要学员、老师的紧密配合,如何加强老师与学生之间的课后交流,却又规避“私下联系”?

4.如何批量给学生家长发送课前提醒,课消提醒,课时不足等提醒?

1.老师可以根据学生当天学习状态点评,通知会实时发送至家长移动端。

2.管理系统内,老师通过老师移动端,以录音,录视频的形式给学生布置作业,学生完成后回传给老师,老师进行批改。

3. 软件内部有社交模块,老师和学生可以直接随时在线交流,无需再加微信。

4.在完成自定义系统时,系统能够根据机构设置的时间,自动给学生移动端或以短信的方式发送。

财务

问题与解决方案

1. 如何快速、规范开具收费收据,让校区收入及时、安全、准确入帐?

2. 财务信息管理杂乱,数据量大,工作重复繁琐,如何自动处理大量数据信息,智能化处理重复繁琐的大量手工工作?

1. 每一笔收入进账,财务人员录入进系统以后,会自动统计核算,还可以通过不同选项类目,进行分类统计。

2. 系统内部根据财务数据,自动核算学生课时,教师上课分成,招生提成等等

招生&市场

问题与解决方案

1. 大部分琴行没有专门设置市场部门,通过前台咨询人员来做市场招生工作,还要兼顾教务工作安排,常常不能对潜在生源长期跟进,如何在市场工作保持计划性和持续性?

1.招生管理功能,每次跟进完成后都可以登记跟进信息,还可以制定下次跟进时间,系统自动提醒及时跟进。文章整理自网络,版权归原作者所有

如果您想了解信息化管理系统或有其他的一些看法;添加小钟微信,期待与您的交流。

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